Privacyverklaring

Alpha Ventilatie vindt een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens belangrijk.
In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken,
waarvoor wij deze gebruiken, op welke grondslag wij dat doen,
met welke partijen gegevens kunnen worden gedeeld,
hoe lang wij gegevens bewaren en welke privacyrechten u heeft.

Deze privacyverklaring is van toepassing wanneer u onze website bezoekt,
een offerte of advies aanvraagt, een afspraak maakt,
telefonisch of digitaal contact met ons heeft,
een offerte ontvangt of accepteert,
of op een andere manier gebruikmaakt van onze diensten.

1. Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?

Alpha Ventilatie is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens
zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Alpha Ventilatie
Strijkviertel 48B
3454 PN De Meern
Nederland
E-mail:
info@alphaventilatie.nl

Wanneer op uw offerte, overeenkomst of factuur een specifieke vennootschap binnen Alpha Ventilatie
als contractspartij staat vermeld, kan die vennootschap voor de betreffende verwerking
de verwerkingsverantwoordelijke zijn.

2. Hoe verkrijgen wij uw persoonsgegevens?

Wij kunnen persoonsgegevens rechtstreeks van u ontvangen wanneer u bijvoorbeeld:

• een offerte aanvraagt;
• een afspraak maakt via onze website;
• een contact-, advies- of aanvraagformulier invult;
• telefonisch contact met ons opneemt;
• door ons wordt gebeld;
• ons een e-mail of WhatsApp-bericht stuurt;
• reageert op een offerte of herinnering;
• een link in onze communicatie gebruikt;
• een offerte digitaal bekijkt of accepteert;
• een betaling verricht;
• gebruikmaakt van onze producten, onderhoud of andere dienstverlening.

Daarnaast ontstaan persoonsgegevens tijdens onze dienstverlening,
bijvoorbeeld door afspraken, offertes, uitgevoerde werkzaamheden,
klantcontact, betalingen, facturatie en communicatie met onze medewerkers.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van uw relatie met Alpha Ventilatie kunnen wij onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken:

Categorie	Voorbeelden
Identificatie- en contactgegevens	Naam, voornaam, achternaam, e-mailadres, telefoonnummer, mobiel telefoonnummer en eventuele bedrijfsgegevens.
Adresgegevens	Straat, huisnummer, toevoeging, postcode, woonplaats en het adres waarop werkzaamheden moeten worden uitgevoerd.
Woning- en installatiegegevens	Informatie over uw woning, ventilatiesysteem, WTW-installatie, mechanische ventilatie, verdiepingen, bestaande apparatuur, gekozen opties en foto’s die u vrijwillig aanlevert.
Afspraakgegevens	Datum en tijd van afspraken, gekozen dienst, planning, servicestatus en relevante opmerkingen.
Offerte- en verkoopgegevens	Offertenummer, producten en diensten, offertebedrag, offertedatum, geldigheidsdatum, verkoopfase, bron van de aanvraag en status van de offerte.
Communicatiegegevens	E-mails, WhatsApp-berichten, berichten via andere communicatiekanalen, klantreacties, vragen, opmerkingen en relevante correspondentie.
Telefoongegevens	Telefoonnummer, datum en tijd van een gesprek, inkomend of uitgaand gesprek, gespreksstatus, duur van het gesprek en de betrokken medewerker.
Inhoud van gesprekken	Wanneer daarvoor binnen onze telefonieomgeving functies zijn ingeschakeld: gespreksopnamen, transcripties, samenvattingen, onderwerpen en actiepunten uit telefoongesprekken.
Interactie- en engagementgegevens	Bijvoorbeeld het openen van een bericht, aanklikken van een link, bekijken van een offerte, openen van een akkoordpagina, reageren op een offerte of starten van een akkoordproces.
Digitale acceptatiegegevens	Naam bij akkoord, datum en tijd van acceptatie, offertegegevens, elektronische handtekening en technische gegevens die nodig zijn om het akkoord vast te leggen.
Betalings- en factuurgegevens	Factuurnummer, bedrag, betaalstatus, betaalmethode en gegevens die noodzakelijk zijn voor onze financiële administratie.
Technische en beveiligingsgegevens	IP-adres voor zover verwerkt, loggegevens, browser- of apparaatkenmerken, beveiligingslogs en technische foutinformatie.
Website- en cookiegegevens	Informatie over het gebruik van onze website voor zover dit volgens uw cookievoorkeuren en de toepasselijke wetgeving is toegestaan.

4. Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken voor onder andere de volgende doeleinden:

• het behandelen van aanvragen en offerteverzoeken;
• het opstellen en beheren van offertes;
• het uitvoeren van overeenkomsten;
• het plannen en uitvoeren van werkzaamheden en onderhoud;
• het beantwoorden van vragen;
• telefonisch en digitaal klantcontact;
• het opvolgen van aanvragen en offertes;
• het versturen van afspraakbevestigingen en servicemeldingen;
• het herinneren aan een openstaande of bijna verlopen offerte;
• het registreren van klantreacties;
• het verwerken van digitale offerteacceptaties;
• het beheren van onze klantrelaties;
• het factureren en verwerken van betalingen;
• het voeren van onze financiële administratie;
• het verbeteren van onze dienstverlening en interne processen;
• het analyseren van de werking van onze website en digitale dienstverlening;
• fraudepreventie en beveiliging;
• het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

5. Op welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat.
Afhankelijk van de verwerking kan dit zijn:

• Uitvoering van een overeenkomst
  Bijvoorbeeld wanneer persoonsgegevens nodig zijn
  om een afspraak uit te voeren, een offerte op te stellen,
  werkzaamheden uit te voeren of een product of dienst te leveren.
• Stappen voorafgaand aan een overeenkomst
  Bijvoorbeeld wanneer u zelf een offerte of advies aanvraagt.
• Wettelijke verplichting
  Bijvoorbeeld wettelijke fiscale en administratieve bewaarplichten.
• Gerechtvaardigd belang
  Bijvoorbeeld voor passende klantopvolging,
  beveiliging van onze systemen,
  verbetering van onze dienstverlening
  en efficiënt beheer van klantrelaties,
  voor zover uw belangen en privacyrechten niet zwaarder wegen.
• Toestemming
  Wanneer op grond van de wet vooraf toestemming vereist is,
  bijvoorbeeld voor bepaalde cookies of marketingactiviteiten.

6. CRM, offertes en verkoopopvolging

Wij gebruiken Salesforce als CRM-systeem voor het beheren van klantrelaties,
aanvragen, offertes en verkoopprocessen.

Hierin kunnen onder andere uw contactgegevens,
offertegegevens, klantreacties,
verkoopstatus en relevante communicatie worden vastgelegd.

Om klanten en potentiële klanten op een passend moment te kunnen helpen,
kunnen wij interacties rondom een offerte registreren.
Hierbij kan bijvoorbeeld worden gekeken naar:

• het moment waarop een offerte is verzonden;
• de huidige status van de offerte;
• klantreacties;
• het bekijken van een offerte;
• het aanklikken van relevante links;
• telefonisch contact;
• andere relevante klantinteracties.

7. Engagementanalyse en profilering

Alpha Ventilatie kan interactiegegevens gebruiken om te bepalen
hoe actueel of relevant een offerte of aanvraag op dat moment is.

Zo kan bijvoorbeeld intern onderscheid worden gemaakt tussen
een klant of offerte met weinig recente activiteit
en een klant die recent meerdere relevante acties heeft uitgevoerd.

Dit helpt onze medewerkers om openstaande aanvragen en offertes
op een logisch moment op te volgen.

Dergelijke analyses ondersteunen onze medewerkers,
maar leiden niet zelfstandig tot besluiten die rechtsgevolgen hebben
of u op een vergelijkbare wijze in aanmerkelijke mate treffen.
Een medewerker blijft verantwoordelijk voor de daadwerkelijke klantopvolging.

Voor zover een dergelijke verwerking is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang,
heeft u het recht om vanwege uw specifieke situatie bezwaar te maken.

8. Telefonie via Aircall

Voor onze zakelijke telefonie maken wij gebruik van Aircall.

Wanneer u ons belt of wanneer wij telefonisch contact met u opnemen,
kunnen onder andere worden verwerkt:

• uw telefoonnummer;
• datum en tijd van het gesprek;
• inkomend of uitgaand gesprek;
• duur en status van het gesprek;
• de medewerker waarmee u contact heeft gehad.

Wanneer binnen onze Aircall-omgeving functies voor opname
of gespreksanalyse zijn ingeschakeld,
kunnen daarnaast gegevens worden verwerkt zoals:

• gespreksopnamen;
• transcripties;
• samenvattingen;
• gespreksonderwerpen;
• actiepunten.

Wij gebruiken deze informatie om klantcontact correct vast te leggen,
vragen en afspraken beter op te volgen
en onze dienstverlening te ondersteunen en verbeteren.

Wanneer wij een gesprek opnemen,
informeren wij u daar waar dit wettelijk vereist is over.

9. E-mail, WhatsApp en communicatie via Trengo

Voor het beheren van klantcommunicatie kunnen wij gebruikmaken van Trengo.

Via Trengo kunnen onder andere e-mails,
WhatsApp-berichten en andere ondersteunde communicatiekanalen
door onze medewerkers worden behandeld.

Hierbij kunnen onder andere uw:

• naam;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• berichten;
• bijlagen;
• datum en tijd van communicatie;
• status van een gesprek of conversatie

worden verwerkt.

Waar voldoende betrouwbaar kan worden vastgesteld bij welke klant of offerte
een communicatie hoort,
kan deze communicatie aan het bijbehorende klant- of offertedossier worden gekoppeld.

10. Digitale offertes en elektronische acceptatie

Offertes kunnen digitaal worden aangeboden en geaccepteerd.

Wanneer u digitaal akkoord geeft,
kunnen wij gegevens vastleggen die noodzakelijk zijn
om te kunnen aantonen welke offerte is geaccepteerd,
door wie en op welk moment.

Dit kan onder andere bestaan uit:

• uw naam;
• de betreffende offerte;
• datum en tijd van acceptatie;
• een elektronische handtekening;
• relevante technische registratiegegevens.

11. Automatisering en AI-ondersteuning

Binnen onze dienstverlening kunnen wij gebruikmaken van automatisering
en AI-ondersteunde functionaliteiten.

Deze functionaliteiten kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt voor:

• het samenvatten van klantcommunicatie;
• het structureren van gespreksonderwerpen;
• het herkennen van actiepunten;
• het ondersteunen van medewerkers bij klantopvolging;
• het analyseren van interne verkoop- en serviceprocessen.

AI-ondersteuning is bedoeld als hulpmiddel voor onze medewerkers.
Wij nemen geen uitsluitend geautomatiseerde beslissingen
met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen voor klanten
op basis van dergelijke AI-systemen.

12. Betalingen via Mollie

Voor bepaalde online betalingen en terugkerende betalingen
kunnen wij gebruikmaken van Mollie.

Bij een betaling kunnen Mollie en de betrokken financiële instellingen
gegevens verwerken die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren,
controleren en administreren van de betaling.

Alpha Ventilatie ontvangt doorgaans de voor onze administratie relevante betaalinformatie
en niet de volledige gegevens van uw bank- of betaalmiddel.

13. Financiële administratie via Exact

Wij gebruiken Exact voor onze financiële en administratieve processen.

Hierin kunnen onder andere worden verwerkt:

• naam en adres;
• contactgegevens;
• facturen;
• betalingen;
• producten en diensten;
• andere gegevens die noodzakelijk zijn voor onze administratie.

14. Planning en uitvoering via FieldBuddy

Voor planning, werkorders en de uitvoering van werkzaamheden
kunnen wij gebruikmaken van FieldBuddy.

Hierbij kunnen gegevens worden verwerkt die noodzakelijk zijn
om onze monteurs en medewerkers hun werkzaamheden te laten uitvoeren,
zoals:

• naam;
• adres;
• telefoonnummer;
• afspraakgegevens;
• werkordergegevens;
• informatie over de installatie of uitgevoerde werkzaamheden.

15. Technische infrastructuur: Vercel en Supabase

Voor onderdelen van onze digitale dienstverlening
maken wij gebruik van technische infrastructuur en clouddiensten.

Hieronder vallen onder andere:

• Vercel voor hosting en het beschikbaar maken van webapplicaties;
• Supabase voor database-, opslag- en backendfunctionaliteit.

Afhankelijk van de gebruikte functionaliteit
kunnen deze partijen technische gegevens
en gegevens die onderdeel zijn van onze applicaties verwerken.

Wij beperken de toegang tot deze gegevens
en richten onze systemen zo in dat medewerkers
alleen toegang hebben tot informatie die voor hun werkzaamheden noodzakelijk is.

16. Automatisering via Make

Voor het automatisch uitwisselen van gegevens tussen onze bedrijfssystemen
kunnen wij gebruikmaken van Make.

Make kan bijvoorbeeld worden gebruikt
om gegevens veilig tussen een formulier,
ons CRM-systeem,
planning of andere interne systemen door te geven.

Daarbij worden alleen de gegevens verwerkt
die noodzakelijk zijn voor de betreffende automatisering.

17. Cookies en websiteanalyse

Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technieken.

Wij maken onderscheid tussen:

• noodzakelijke cookies;
• functionele cookies;
• analytische cookies;
• marketingcookies, indien van toepassing.

Voor cookies waarvoor op grond van de toepasselijke wetgeving toestemming vereist is,
plaatsen wij deze pas nadat u daarvoor toestemming heeft gegeven.

U kunt uw voorkeuren beheren via onze cookie-instellingen.

18. Google Analytics

Wij kunnen Google Analytics gebruiken
om inzicht te krijgen in het gebruik en de werking van onze website.

Hiermee kunnen onder andere gegevens over paginabezoek,
apparaatgebruik en interactie met onze website worden verwerkt.

Google Analytics wordt ingericht met aandacht voor gegevensminimalisatie
en uw cookievoorkeuren.
Wanneer vooraf toestemming vereist is,
wordt Google Analytics pas geactiveerd nadat u toestemming heeft gegeven.

19. Cookiebeheer via CookieYes

Wij kunnen CookieYes gebruiken om cookievoorkeuren te registreren
en onze cookiebanner en toestemmingsinstellingen te beheren.

Daarbij kunnen technische gegevens worden verwerkt
die nodig zijn om uw gemaakte cookiekeuze te onthouden
en te kunnen aantonen welke voorkeur u heeft opgegeven.

20. Met welke partijen delen wij persoonsgegevens?

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet.

Wij kunnen persoonsgegevens wel delen met dienstverleners
voor zover dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening en bedrijfsvoering.

Dienstverlener	Doel
Salesforce	CRM, klantrelaties, offertes, Opportunities en verkoopprocessen.
Aircall	Telefonie, gespreksgegevens en waar geactiveerd gespreksanalyse.
Trengo	E-mail, WhatsApp en overige klantcommunicatie.
FieldBuddy	Planning, werkorders en uitvoering van werkzaamheden.
Exact	Boekhouding, facturatie en financiële administratie.
Mollie	Betalingen en terugkerende betalingen.
Vercel	Hosting en technische infrastructuur.
Supabase	Database-, opslag- en backendinfrastructuur.
Make	Automatisering en gegevensuitwisseling tussen bedrijfssystemen.
Google	Websiteanalyse en andere door ons gebruikte Google-diensten, voor zover van toepassing.
CookieYes	Cookiebeheer en registratie van cookievoorkeuren.

Waar een dienstverlener persoonsgegevens uitsluitend namens ons verwerkt,
maken wij waar vereist afspraken conform de AVG.

Sommige partijen kunnen voor hun dienstverlening
zelfstandig verantwoordelijk zijn voor bepaalde verwerkingen,
bijvoorbeeld wanneer zij gegevens moeten verwerken
om te voldoen aan eigen wettelijke verplichtingen.

21. Internationale doorgifte van persoonsgegevens

Sommige van onze dienstverleners zijn internationaal actief
of maken gebruik van subverwerkers buiten de Europese Economische Ruimte.

Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt,
zorgen wij dat daarvoor een geldig doorgiftemechanisme wordt gebruikt
voor zover dit op grond van de AVG vereist is.

Dit kan bijvoorbeeld zijn:

• een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie;
• de door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen;
• een andere wettelijk toegestane waarborg.

22. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is
voor het doel waarvoor wij deze hebben verzameld,
tenzij een wettelijke verplichting vereist dat gegevens langer worden bewaard.

Categorie	Bewaartermijn / uitgangspunt
Financiële administratie en facturen	In beginsel 7 jaar voor zover dit noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke fiscale bewaarplichten.
Klant- en contractgegevens	Gedurende de klantrelatie en daarna zolang dit redelijkerwijs noodzakelijk is voor service, garantie, juridische verplichtingen of mogelijke aanspraken.
Niet-geaccepteerde offertes en aanvragen	In beginsel maximaal 2 jaar na het laatste relevante contact, tenzij er een andere geldige reden bestaat om gegevens langer te bewaren.
Sales- en engagementgegevens	In beginsel maximaal 2 jaar na de laatste relevante commerciële interactie, tenzij de gegevens onderdeel zijn geworden van een lopende klantrelatie.
Gespreksmetadata	Niet langer dan noodzakelijk voor klantopvolging, kwaliteitsbewaking en onze administratie.
Gespreksopnamen en transcripties	In beginsel maximaal 12 maanden, tenzij een opname langer noodzakelijk is voor bijvoorbeeld een concrete klacht, afspraak of juridisch geschil.
Digitale offerteacceptatie	Zolang dit noodzakelijk is om de overeenkomst en het gegeven akkoord te kunnen aantonen, rekening houdend met wettelijke bewaarplichten en verjaringstermijnen.
Marketingvoorkeuren	Tot u zich afmeldt of bezwaar maakt. Een minimale registratie van uw afmelding kan daarna worden bewaard om te voorkomen dat u opnieuw ongewenste marketing ontvangt.
Technische beveiligingslogs	Zo kort mogelijk en voor zover noodzakelijk voor beveiliging, fraudepreventie en foutonderzoek.

Wanneer persoonsgegevens niet langer noodzakelijk zijn,
verwijderen of anonimiseren wij deze waar dit technisch en juridisch mogelijk is.

23. Beveiliging

Alpha Ventilatie neemt passende technische en organisatorische maatregelen
om persoonsgegevens te beveiligen tegen:

• verlies;
• ongeoorloofde toegang;
• misbruik;
• onbedoelde wijziging;
• ongeoorloofde verstrekking.

Wij maken onder andere gebruik van toegangsbeheer,
beveiligde verbindingen,
autorisaties,
logging en andere passende beveiligingsmaatregelen.

Medewerkers krijgen alleen toegang tot persoonsgegevens
voor zover dit noodzakelijk is voor hun werkzaamheden.

24. Uw privacyrechten

U heeft op grond van de AVG verschillende rechten.
Afhankelijk van de situatie kunt u ons verzoeken om:

• inzage in uw persoonsgegevens;
• correctie van onjuiste of onvolledige gegevens;
• verwijdering van persoonsgegevens;
• beperking van de verwerking;
• overdracht van persoonsgegevens;
• bezwaar tegen een verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang;
• intrekking van eerder gegeven toestemming.

Wanneer u toestemming intrekt,
heeft dit geen gevolgen voor de rechtmatigheid
van verwerkingen die vóór de intrekking hebben plaatsgevonden.

U kunt een privacyverzoek sturen naar:
info@alphaventilatie.nl.

Wij kunnen u om aanvullende informatie vragen
wanneer dat noodzakelijk is om uw identiteit vast te stellen
en te voorkomen dat persoonsgegevens aan de verkeerde persoon worden verstrekt.

25. Recht van bezwaar

Wanneer wij persoonsgegevens verwerken op basis van ons gerechtvaardigd belang,
kunt u vanwege uw specifieke situatie bezwaar maken tegen deze verwerking.

Voor het gebruik van persoonsgegevens voor direct marketing
kunt u altijd bezwaar maken.
Wanneer u bezwaar maakt tegen direct marketing,
zullen wij uw persoonsgegevens daarvoor niet langer gebruiken.

26. Geautomatiseerde besluitvorming

Wij kunnen geautomatiseerde systemen gebruiken
voor onder andere planning,
offerteopvolging,
engagementanalyse,
prioritering en interne ondersteuning.

Wij nemen echter geen uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerde besluiten
die rechtsgevolgen voor u hebben
of u anderszins in aanmerkelijke mate treffen,
tenzij daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat
en de vereiste waarborgen zijn getroffen.

27. Marketingcommunicatie

Wij kunnen u informatie sturen over relevante producten,
diensten of onderhoud wanneer dit volgens de toepasselijke wetgeving is toegestaan.

Wanneer toestemming vereist is,
vragen wij deze vooraf.

U kunt zich op ieder moment afmelden
via de afmeldmogelijkheid in een marketingbericht
of door contact met ons op te nemen.

Berichten die noodzakelijk zijn voor een lopende overeenkomst,
afspraak, offerte of dienstverlening
zijn geen marketingberichten en kunnen ook na een marketingafmelding noodzakelijk blijven.

28. Klacht indienen

Heeft u vragen of klachten over de manier waarop wij persoonsgegevens verwerken,
neem dan eerst contact met ons op via:
info@alphaventilatie.nl.

U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen
bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

29. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen
wanneer onze dienstverlening,
bedrijfssystemen of wet- en regelgeving wijzigen.

De meest recente versie wordt gepubliceerd op:
www.alphaventilatie.nl/privacy-statement.

Wanneer een wijziging ingrijpende gevolgen heeft
voor de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken,
zullen wij u daar waar passend afzonderlijk over informeren.

30. Contact

Voor vragen over privacy of de verwerking van persoonsgegevens kunt u contact opnemen met:

Alpha Ventilatie
Strijkviertel 48B
3454 PN De Meern
Nederland
E-mail:
info@alphaventilatie.nl

Laatst bijgewerkt: 19 september 2026